Franz Nowotny, Geschäftsführer bei dvo Software, im Expertengespräch mit Mag. Stephan Greiner, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in Wien.
Franz Nowotny: In welchem Ausmaß ist Ihre Kanzlei bereits digitalisiert?
Stephan Greiner: Auf einer Skala von 0 bis 10 würde ich sagen, wir liegen bei 7. Wir verwenden noch Papier im Büro, aber was elektronisch möglich ist, das machen wir auch elektronisch.
Franz Nowotny: Welche Schritte haben Sie gesetzt, um das zu erreichen?
Stephan Greiner: Wir hatten unsere Kanzlei schon immer sehr gut organisiert. Schon 1992 hatten wir auf unserem ersten Server eine File- und Ordnerstruktur, die unseren Handakt elektronisch genau abbildet. Dann kam die Kanzleiorganisationssoftware WT.Organizer, die für uns seither viele interne Prozesse automatisiert. Und letztes Jahr haben wir docuware eingeführt. Damit können wir nun alle Dokumente elektronisch ablegen und automatisch mit dem Klienten verknüpfen – auch E-Mails sowie eingescannte Verträge und andere Dokumente.
Franz Nowotny: Wie hat die Digitalisierung die Organisation der Kanzlei verändert?
Stephan Greiner: Wir haben immer eine hohe Transparenz über den Stand der Bearbeitung, jeder Prozess ist automatisch dokumentiert, die Dokumente und die Korrespondenz werden automatisch elektronisch archiviert und können wieder einfach gefunden werden. Die Papierakten stehen immer noch da, aber sie nehmen nur noch sehr langsam an Umfang zu.
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