PRAXIS. Über Qualitätssicherung in WT-Kanzleien |Von Lukas Hübl
Nach meiner Erfahrung verursacht das Festhalten an dem
Prinzip „das haben wir schon immer so gemacht“ den
größten Teil der in einem Betrieb vermeidbaren Kosten. Die
Qualitätssicherung ist davon besonders betroffen, da auf Qualitätssicherung
ausgerichtete Geschäftsprozesse oftmals keinen
anderen Zweck haben, als eben die Qualität zu sichern, also
per se keine Wertschöpfung für den Betrieb generieren. Das
gilt – aus mehreren Gründen – besonders für die WT-Kanzlei.
Ein besonders weitgehender Bedarf der Qualitätssicherung
ergibt sich aus dem Umstand, dass eine externe Kontrolle der
Qualität der Arbeit des Wirtschaftstreuhänders durch seinen
Mandanten oftmals fehlt, da dieser nur in seltenen Fällen
die Güte der häufig komplexen Arbeiten des WT beurteilen
kann.
Zum anderen ist der WT-Betrieb vielen externen Einflüssen
permanent ausgesetzt – z.B. einer Gesetzesflut (alleine
647 Gesetze in der letzten Gesetzgebungsperiode 2008 bis
2013), immer weiter gehenden Anforderungen von Mandanten
und Dritten (z.B. Finanzverwaltung und Banken) und
auch einer rasanten EDV-Entwicklung, um nur drei der wesentlichen
Faktoren zu nennen.
Einsatz geeigneter EDV-Werkzeuge
Um den engen Rahmen des Artikels nicht zu sprengen, soll
im Folgenden nur auf den Aspekt der EDV-Entwicklung bzw.
der EDV-Werkzeuge eingegangen werden, wenngleich die
Bedeutung der wesentlichen anderen Faktoren – denken wir
z.B. an die Ausführungen in der Qualitätssicherungsrichtlinie
des Instituts Österreichischer Steuerberater (Download unter
www.ioes.at/index.php?download=81.pdf) – damit nicht geschmälert
werden soll.
Der Einsatz geeigneter EDV-Werkzeuge und von Arbeitstechniken
in der Kanzlei stehen in enger gegenseitiger Wechselwirkung,
weil Geschäftsprozesse und EDV-Werkzeuge
aufeinander abgestimmt werden müssen, um das gewünschte
(Qualitäts-)Ergebnis zu erreichen. Auf diesen entscheidenden
Aspekt bin ich in einem früheren Aufsatz ausführlich eingegangen
und verweise auf SWK 33/2008, Seite 173ff (Qualitätssicherung
in Wirtschaftstreuhandkanzleien und Vermeidung
von Haftungsfällen).
Ich konnte in mittlerweile mehr als 500 Beratungstagen
für Organisation und Qualitätsmanagement in WTKanzleien
umfassende
Erfahrung sammeln
und stelle immer wieder
Folgendes fest: Langjährig
gut eingespielte Geschäftsprozesse
werden häufig auch dann
noch weiter ausgeführt, wenn sie
im Grunde nicht (mehr) erforderlich
sind. Beispiel: Nach Fertigstellung
eines Auftrags (Monatsbuchhaltung,
Personalverrechnung, …) werden diverse
Auswertungen für den Mandanten ausgedruckt
und in Papierform – oftmals extrem
zeitaufwendig (also Blatt für Blatt!) – in Ordnern
abgelegt, obwohl in vielen Kanzleien bereits die
Möglichkeit zur digitalen Ablage in einer Datenbank
besteht. Im Zuge von Geschäftsprozessanalysen stoße
ich immer wieder auf abgelegte Ausdrucke, von denen
im Zeitpunkt der Ablage bereits absehbar ist, dass sie in
weiterer Folge nicht mehr benötigt (verwendet) werden, z.B.
Buchungsjournale.
Übersichtliche Dokumentation
Ohne Zweifel ist die ordnungsgemäße und übersichtliche
Dokumentation Merkmal der intakten Qualitätssicherung in
der WT-Kanzlei. Im Hinblick auf die entstehenden (aber vermeidbaren)
Kosten stellt sich die Frage, oder der „langjährig
gut eingespielte Geschäftsprozess Papierablage“ noch vertretbar
erscheint. Neben Kosten für Papier, Toner, Büromaterial
und -maschinen sind vor allem die Kosten der Arbeitszeit
der qualifizierten Mitarbeiter beträchtlich. Die (beispielhafte)
Vergleichsrechnung ist simpel: Die Ablage eines einzigen Papierdokuments
in einem Ordner durch einen Mitarbeiter mit
einem Bruttobezug von EUR 2.200,– pro Monat verursacht
durchschnittliche Personalkosten von rd. EUR 1,85. Die Archivierung
eines Dokuments in einem digitalen Archiv einer
Datenbank kostet – ceteris paribus – weniger als EUR 0,50.
Ein weiteres Qualitätsmerkmal des digitalen Archivs ist,
dass ein WT-taugliches Programm über Eingaben und Änderungen
ein Logbuch führt. Das Löschen von Informationen
ist gänzlich ausgeschlossen. Damit sind Eingriffe in den
Datenbestand jederzeit nachvollziehbar, dessen Vernichtung
ausgeschlossen. Dem
Qualitätsmerkmal der
Vollständigkeit der Aufzeichnungen
wird so entsprochen, wobei
praktisch keine Kosten entstehen.
Wird das computerisierte Archiv als Basis
für den digitalen Workflow eingesetzt, so können
auch die Arbeitsprozesse elektronisch abgebildet und
im System dauerhaft nachvollzogen werden. So kann etwa
eine Delegierung bzw. eine Verteilung elektronischer Aufgaben
(Aufträge), denen die korrespondierenden Informationen
(Dokumente) – ähnlich einem E-Mail-Attachment – beigefügt
sind, den Geschäftsprozess unterstützen. Der Qualitätsaspekt
dabei ist, dass diese Aufzeichnungen vollautomatisch
im Hintergrund erfolgen, also keinerlei
Kosten verursachen, und dennoch Qualitätssicherung
auf hohem Niveau ermöglichen.
Oft werden Checklisten nur als „To do“-
Listen eingesetzt. Der entscheidende
Unterschied ist, dass eine Checkliste nicht
nur abgehakt werden darf, sondern
Zeitpunkt der Erledigung und verantwortliche Mitarbeiter vermerkt werden müss(t)en.
Die Checkliste als Qualitätswerkzeug
Ein erfolgreiches Werkzeug der Qualitätssicherung ist die
Checkliste. Deren Bedeutung für die Qualitätssicherung ist
unbestritten. Oftmals werden jedoch Checklisten nur als „To
do“-Listen eingesetzt. Der entscheidende Unterschied ist, dass
eine Checkliste nicht nur „abgehakt“ werden darf, sondern
dass Zeitpunkt der Erledigung und verantwortlicher Mitarbeiter
vermerkt werden müss(t)en. Erfolgt dies nicht, so büßt
die Checkliste als Qualitätswerkzeug ihren Wert (großteils) ein,
weil die Nachvollziehbarkeit der Erledigung nicht mehr gegeben
ist. Bei guten EDV-gestützten Checklisten wird beides automatisch
im Hintergrund durch das System gespeichert. Die
Qualität der Aufzeichnungen wird so verbessert und verursacht
ebenfalls keine nennenswerten Kosten.
Fazit: Qualitätssicherung kann durch den Einsatz geeigneter
EDV-Werkzeuge sehr effizient und kostengünstig gesichert und
verbessert werden, vorausgesetzt, dass Systeme und Geschäftsprozesse
aufeinander abgestimmt werden
Zum Autor
Mag. Lukas Hübl
ist Steuerberater
l.huebl@
compendium.at
Erscheinungsdatum:
