DIGITALISIERUNG. Über unseren digitalen Standard in spätestens fünf Jahren. Von Stefan Zimmermann
Die Digitalisierung hat in den vergangenen Jahren enorm an Relevanz gewonnen. Aufgrund des technologischen Fortschritts haben sich Unternehmen bzw. deren Geschäftsmodelle und Prozesse rasch weiterentwickelt. Die Steuerberatung hat sich der digitalen Transformation ebenso schnell angepasst. Das war auch zwingend notwendig, um zukünftig konkurrenzfähig zu bleiben und den Mandanten Dienstleistungen anbieten zu können, die Mehrwert durch die Kombination aus Steuerberatung, digitalen Angeboten, Automatisierung und darauf aufbauenden Dienstleistungen schaffen. Die Angebotspalette wird in die Breite gehen und nicht mehr nur klassische Steuerberatungsdienstleistungen umfassen. Im Folgenden werden einige Anwendungsgebiete aufgezeigt, die bereits stark von der Digitalisierung profitieren.
Eine digitale Kanzlei baut auf einer einheitlichen und transparenten Datenbasis auf, die in einer zentralen Datenbank organisiert wird.
Eine digitale Kanzlei baut auf einer einheitlichen und transparenten Datenbasis auf, die in einer zentralen Datenbank organisiert wird. Im Mittelpunkt stehen dabei die Stammdatenverwaltung sowie das digitale Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das DMS bringt eine enorme Zeitersparnis, da jeder Mitarbeiter schnellen Zugriff auf sämtliche Dokumente hat. Die Orgaisation hängt dabei stark von kanzleiinternen Standards ab, wie Dokumente zu benennen und zu kategorisieren sind. Hierbei kann bereits mit einer Teilautomatisierung gearbeitet werden, sodass beispielsweise Anträge/Dokumente aus FinanzOnline automatisch erkannt und beim richtigen Mandanten mit der richtigen Benennung und Kategorisierung abgelegt werden. Dadurch können unter anderem Abläufe mit Finanzamtkontakt (z.B. Beantwortung von Ergänzungsersuchen oder Unterlagenbereitstellung für Außenprüfungen) deutlich optimiert werden. Auch die lästige Suche in „alten“ Ordnern aus dem Archiv gehört der Vergangenheit an.
Datenbasis und Workflow-Prozesse
Wurde eine entsprechende Datenbasis geschaffen, können in weiterer Folge Workflow-Prozesse eingerichtet und Automatisierungen vorgenommen werden. Ein Workflow-Prozess zeichnet sich dadurch aus, dass Aufgaben, Fristen und generell Prozessabläufe an die zuständigen Mitarbeiter digital verteilt werden. Die Aufgaben und Fristen können dabei zu jedem Zeitpunkt schnell aufgerufen und überprüft werden. Es ist stets ersichtlich, ob die Aufgaben/Fristen offen oder erledigt sind und wer diese wann erledigt hat. Mittels Checklisten können Schritte in einem Prozess definiert und in einem Workflow abgebildet werden. So können auch neue Mitarbeiter schnell bestehende Abläufe mit geringem Schulungsaufwand und hoher Kontrolle durch die technischen Vorgaben umsetzen. Automatisierungen sind vor allem in der Buchhaltung und in der Personalverrechnung präsent. Im Bereich der Buchhaltung ist es Standard, dass Ausgangsrechnungen, Kassabücher und Bankkonten automatisch verbucht werden. Aufgrund der optischen Texterkennung (OCR) können auch Eingangsrechnungen ausgelesen und semiautomatisch verbucht werden. Mithilfe von ERP-Schnittstellen lassen sich ganze Datenbestände, wie z.B. die externe Finanzbuchhaltung des Kunden, einspielen. Im Zusammenhang mit der Buchhaltung sind auch Cloud-Lösungen zu nennen, welche eine schnelle Datenübermittlung an die Kanzlei ermöglichen. Dies können auch kanzleieigene Cloud-Lösungen (Own-Cloud, BMD.COM etc.) sein. Die Effizienz im Bereich der Buchhaltung kann durch die Automatisierung stark. Wurde eine entsprechende Datenbasis geschaffen, können in weiterer Folge Workflow-Prozesse eingerichtet und Automatisierungen vorgenommen werden. Ein Workflow-Prozess zeichnet sich dadurch aus, dass Aufgaben, Fristen und generell Prozessabläufe an die zuständigen Mitarbeiter digital verteilt werden. Die Aufgaben und Fristen können dabei zu jedem Zeitpunkt schnell aufgerufen und überprüft werden. Es ist stets ersichtlich, ob die Aufgaben/Fristen offen oder erledigt sind und wer diese wann erledigt hat. Mittels Checklisten können Schritte in einem Prozess definiert und in einem Workflow abgebildet werden. So können auch neue Mitarbeiter schnell bestehende Abläufe mit geringem Schulungsaufwand und hoher Kontrolle durch die technischen Vorgaben umsetzen. Automatisierungen sind vor allem in der Buchhaltung und in der Personalverrechnung präsent. Im Bereich der Buchhaltung ist es Standard, dass Ausgangsrechnungen, Kassabücher und Bankkonten automatisch verbucht werden. Aufgrund der optischen Texterkennung (OCR) können auch Eingangsrechnungen ausgelesen und semiautomatisch verbucht werden. Mithilfe von ERP-Schnittstellen lassen sich ganze Datenbestände, wie z.B. die externe Finanzbuchhaltung des Kunden, einspielen. Im Zusammenhang mit der Buchhaltung sind auch Cloud-Lösungen zu nennen, welche eine schnelle Datenübermittlung an die Kanzlei ermöglichen. Dies können auch kanzleieigene Cloud-Lösungen (Own-Cloud, BMD.COM etc.) sein. Die Effizienz im Bereich der Buchhaltung kann durch die Automatisierung stark
Kostenintensive IT-Umstellung
Zusammengefasst werden zukünftig also viele Standardprozesse in einer Steuerberatungskanzlei digitalisiert und automatisiert sein. Als herausfordernd sind sicherlich die kostenintensive IT-Umstellung und laufende Wartung sowie die Erlangung von IT-Knowhow durch Weiterbildung der Mitarbeiter bzw. Einstellung eigener IT-Mitarbeiter anzusehen. Besonderes Augenmerk muss zudem auch der Datensicherheit und dem Datenschutz gewidmet werden. Diese zwei Faktoren sind stets zu gewährleisten, um das Vertrauen der Kunden aufrechtzuerhalten. Können die genannten Herausforderungen gemeistert und der Digitalisierungsgrad in der Kanzlei auf ein möglichst hohes Level angepasst werden, lassen sich als Mehrwert vor allem die Zeit- und Kostenersparnis sowie eine höhere Qualität der angebotenen Dienstleistungen hervorheben. Es wird nicht nur die Effizienz erhöht und Fehleranfälligkeit minimiert, die neu gewonnene Zeit kann stattdessen in die betriebswirtschaftliche Beratung, Plausibilitätsprüfungen oder die Beantwortung von Spezialfragen investiert werden. Die Umsetzung der Digitalisierungen und Automatisierungen ist im Berufsstand derzeit unterschiedlich stark ausgeprägt. Einzelne haben bereits alles (und mehr) umgesetzt, die Menge befindet sich aber noch auf dem Weg. Aus Sicht des Autors wird der beschriebene Standard allerdings spätestens in fünf, wahrscheinlich jedoch schon in drei Jahren das Mindestmaß darstellen, um zukunfts- und wettbewerbsfähig bleiben zu können.
Es wird nicht nur die Effizienz erhöht und Fehleranfälligkeit minimiert, die gewonnene Zeit kann in die betriebswirtschaftliche Beratung investiert werden
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