JUNGE ÖGSW. Cloud Computing, VoIP-Telefonie, Ipad und Co. Über die neuen Möglichkeiten der Kommunikation. Von Werner Frühwirt
Die papierlose Kanzlei bedeutet leichte Auffindbarkeit von Dokumenten, Datenschutz und die Sicherheit, dass auch nichts verloren geht. Der neu gefundene Platz am Schreibtisch ist aber nur der Anfang. Von hier an gilt es Optimierungspotenziale hinsichtlich der eigenen Organisation sowie an externen Schnittstellen zu nutzen. Sie sparen einerseits durch verminderten Aufwand, denn ein einmal elektronisch erfasstes Dokument muss nie mehr herumgetragen, geschlichtet, kopiert oder vernichtet werden. Andererseits nutzen Sie natürlich die ständige Verfügbarkeit der Information: das ermöglicht arbeitsteiliges, teamorientiertes und standortunabhängiges Arbeiten und spart obendrein Ressourcen.
Voraussetzung ist freilich ein Umdenken im Hinblick auf die eigene Organisation und ein Hinterfragen bereits im Unternehmen etablierter Abläufe. Das gelingt nur wenn eine entsprechende Motivation vorhanden ist und Chef oder Chefin selbst dahinter stehen. Auch wenn Unternehmen oft gut mit bereits eingespielten Abläufen arbeiten, braucht es ein Bekenntnis zu ständigem Hinterfragen gelebter Prozesse. Das bedeutet höhere Qualität und eine flexiblere Position am Markt.
Der Start
Die Schaffung digitaler Abläufe beginnt selten im Bereich des Rechnungswesens, sondern bei der persönlichen Organisation. Ständiger Zugriff auf Termine, Kontaktdaten und eigene Notizen, Fotos und Mails. Längst gibt es im Geschäftsleben keine „Internet-Ausdrucker“ mehr. Es gilt Informationen möglichst aktuell und möglichst sofort griffbereit zu halten. Zuallererst zählt Ihr Bekenntnis als Unternehmer/in, Abläufe zu hinterfragen und für die Zukunft neu zu gestalten. Ich empfehle aber grundsätzlich immer auf Datenschutz und Datensicherheit ganz besonders aber bei elektronischen Aufzeichnungen zu achten. In der Regel kann man jedoch davon ausgehen, dass es am Markt (Rechnungswesen-) Lösungen gibt, die seriös sind und unseren Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus ist es ratsam, Kunden und Mitarbeiter auch mit einzubeziehen und am Laufenden zu halten. So steigt die Akzeptanz und die Bereitschaft aktiv mitzuarbeiten.
Der Steuerberater als Drehscheibe
Österreich ist im Bereich E-Government Vorreiter. Das Erledigen von Amtsgeschäften bzw. das Besorgen von Informationen kann auf ein mittlerweile sehr dichtes Netz von Informationssystemen zurückgreifen: Von Finanzonline über die elektronische Eingabe beim Firmenbuch, vom Unternehmensserviceportal bis hin zum Portal der Sozialversicherung: All diese Angebote bieten gerade für den Steuerberater Vorteile, ist er doch auch Drehscheibe zwischen Behörden und Unternehmen. Das bedeutet natürlich umgekehrt auch zu überlegen, wie Informationen am besten mit den Klienten ausgetauscht werden können. Die elektronische „e-Rechnung“ bietet hier enorme Chancen. Wurde doch mit 1.1.2013 das Versenden von elektronischen Rechnungen erheblich erleichtert: Trotzdem müssen durchgängige Prozesse eine optimale Handhabung in der Kanzlei ermöglichen.
Nutzen Sie ihre Chancen!
Während innovative Lösungen noch vor wenigen Jahren in erster Linie von Großen umgesetzt werden konnten, besteht nun gerade für den Berufsstand der Steuerberater die Chance durch Organisation und Innovation auf die Überholspur zu kommen. Die Technik der großen steht nun für alle zur Verfügung: Wir können aber in unseren Unternehmen Entscheidungen viel schneller fällen und leichter durchsetzen; wenn wir es wollen.
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