ÖGSW
Österreichische Gesellschaft der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

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Klaus Hübner, Präsident der ÖGSW

ÖGSWissen

Papierloses Buchen erobert Kanzleien und Unternehmen

BMD. Die Zukunft gehört der digitalen Belegverarbeitung

Seit Jahren beschäftigt sich BMD mit dem Thema „digitale Belegverarbeitung“ und bietet heute ein breites Produktspektrum. Lösungen zum Scannen der Daten stehen sowohl offline mit komfortablem Datenupload in die Databox beim Steuerberater als auch online über spezielle WEB Scanund Erfassungstools zur Verfügung.
Eine wesentliche Rolle spielt dabei das in die neue NTCS Buchhaltung integrierte BMD Dokumentenmanagementsystem. Damit ist garantiert, dass auf jeder Organisationsebene – Buchung, Kostenstelle, Anlagegut – der Originalbeleg angezeigt oder unabhängig auch über Volltextsuche gefunden
werden kann.

Die ursprüngliche und simple Form beim papierlosen Buchen geht davon aus, die Belege nicht mehr vom Papier,
sondern vom gescannten Originalbeleg manuell zu verbuchen. Damit haben Kanzleien und ihre Mandanten viele Vorteile:

  • Der physische Weg von Belegen entfällt.
  • Orts- und zeitunabhängige Verbuchung,
  • zeitnahe und rasche Verbuchung (fast tagesaktuell) sind möglich.
  • Damit können Kanzleien auch Mahnwesen und Zahlungsverkehr als zusätzliche Dienstleistung anbieten.
  • Belege werden automatisch archiviert.
  • Aktuelle Auswertungen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung.
  • Ansehen des Originalbeleges ist bei jeder Buchung möglich.
  • Bessere Arbeitsteilung unterstützt die Effizienz in der Kanzlei.

Scannen mit OCR-Datenauslesung

Die OCR-Übersetzung wird dann ausgelöst, wenn die letzte Seite eines Belegs gescannt wurde. Die für die Verbuchung relevanten Belegdaten werden ausgelesen und sofort angezeigt, die Positionen der ausgelesenen Daten auf dem Scan mit einer Farbmarkierung hervorgehoben. Die Datenkontrolle erledigt sich schnell und einfach - Fehlauslesungen können sofort durch manuelle Eingaben korrigiert werden. Die ausgelesenen Daten werden im Format einer elektronischen Rechnung (XML) abgespeichert und beim Datenupload in die Kanzlei mitübertragen. Werden die Belege im Stapelverfahren gescannt, setzt die OCR-Übersetzung bei der nachträglichen Splittung ein. Je Beleg entsteht eine Datei mit dem Bild des Belegs und mit einem Anhang der ausgelesenen Daten.

QR-Code auslesen und elektronische Rechnungen

QR-Codes finden bereits in anderen Bereichen ihren Einsatz z. B. bei Flugtickets. Im digital leicht lesbaren Code werden verschiedene Informationen (bis zu 4096 Zeichen) verpackt. BMD kann z. B. beim Ausdrucken von Rechnungen diesen Code mitdrucken. Die darin enthaltenen Rechnungsdaten und Bankdaten (IBAN und BIC) sind verschlüsselt. Erhält man eine derartige Rechnung und scannt diese mit dem BMD Scan Programm, werden die Daten zu 100 Prozent richtig ausgelesen.

Gleiches ist auch mit einer digitalen Rechnung mit XMLAnhang möglich. In diesem Fall sind die Rechnungsdaten aber schon vom Lieferanten in der angehängten XML-Datei aufbereitet worden.

Wenn Sie die neuen Möglichkeiten nutzen möchten oder Fragen zum Thema haben, freuen wir uns über Ihren Anruf. We make business easy!

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BMDSystemhaus GmbH
Steyr – Wien – Salzburg – München – Budapest – Bratislava – Prag
Tel. +43 (0)50 883
www.bmd.com

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